Recupera la versión que conoció el órgano gestor
Una copia que conservas en tu ordenador puede diferir de la que entró en el registro. Descarga el justificante de presentación, su relación de anexos y, si están disponibles, los ficheros firmados. Conserva las bases y la convocatoria de la anualidad correspondiente. Añade la solicitud, la memoria y el presupuesto aceptados, las modificaciones autorizadas y las sucesivas comunicaciones. Si hay un manual de justificación, identifica la versión y cómo se incorporó a las condiciones de la ayuda.
Si faltan documentos de la Administración, el interesado puede solicitar acceso al expediente y copia de los documentos que figuran en él. Pide las piezas concretas que sustentan el reparo. Por ejemplo, el acta de visita, el informe de control, las tablas de cálculo o el resultado de las comprobaciones sobre una factura. Mientras se tramita la petición de acceso, comprueba el plazo que ya se te ha concedido para alegar. Derechos del interesado en el procedimiento.
Qué pieza acredita cada hecho
- Que la actividad se realizó. Un entregable con fecha, un acta de recepción, una licencia, un parte de instalación o los registros de asistencia pueden identificar qué se entregó, cuándo y a quién. Una fotografía gana fuerza si se puede situar el bien, el lugar y la fecha.
- Que soportaste y pagaste el coste. Conecta cada factura con el contrato, el movimiento bancario y el asiento contable. Si se discute personal propio, añade las nóminas, cotizaciones y registros de las horas imputadas cuando correspondan.
- Que se mantuvo el compromiso. Cuando la ayuda financia empleo, permanencia o destino de un activo, reúne documentos que cubran todo el periodo exigido. La foto del día de la inauguración no muestra qué ocurrió dos años después.
- Que el gestor recibió un aviso o aprobó un cambio. Conserva la solicitud con sus anexos, el resguardo de entrada y la contestación completa. Identifica qué órgano contestó y qué autorizó exactamente.
¿Y si el informe de control contiene un error?
Separa el hecho observado de la conclusión que se extrae de él. Si el inspector hizo la visita el 15 de junio y no encontró una máquina, una orden de reparación y el albarán de retirada y devolución pueden explicar dónde estaba ese día. Incluso si esa explicación resulta acreditada, habrá que comprobar si las bases exigían mantener el equipo en funcionamiento sin interrupción y si contemplaban incidencias de ese tipo.
En el régimen estatal, el artículo 50.3 de la Ley General de Subvenciones reconoce fuerza probatoria a las diligencias e informes de control financiero respecto de los hechos que documentan y admite prueba en contrario. La STS 418/2020, de 14 de mayo, confirmó la anulación en un asunto en que el interesado debía conocer los motivos concretos por los que se consideraba insuficiente su justificación. Para valorar la indefensión, identifica qué objeción no pudiste discutir y qué habrías aportado de haberla conocido. Documentación de las actuaciones de control.
Prepara una relación breve con una fila por cada gasto u obligación cuestionados. Anota la objeción, la cantidad, el documento que responde a ella y la página o anexo donde se encuentra. Si queda una laguna, identifícala para poder pedir al banco, al proveedor o al órgano gestor la pieza precisa. Cómo responder cuando se rechaza una factura.